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Des invitations par email irrésistibles en 6 étapes

Des invitations par email irrésistibles en 6 étapes

Inviter vos contacts à vos évènements constitue une opportunité en or pour enrichir leur expérience client et dépasser la simple relation commerciale. Et ce, quelle que soit votre cible : particuliers ou entreprises. Aussi fantastiques soient-ils, vos évènements risquent de ne pas attirer grand monde si l’invitation n’est pas bien conçue ou si elle manque d’attractivité. Interactive, mobile et personnalisable, l’invitation envoyée par email vous permet de séduire vos invités et de créer des scénarii complets pour les mener jusqu’au pas de votre porte le jour J.

1. Misez sur un thème attractif

La thématique de l’évènement détermine le public visé en priorité par vos invitations.  En BtoB, vos clients et prospects seront particulièrement sensibles aux conférences autour d’un sujet d’actualité, aux webinars traitant d’une nouvelle fonctionnalité ou à une rencontre avec d’autres entrepreneurs.

En BtoC, des invitations à des ventes privées ou à l’inauguration d’un point de vente peuvent être mises en avant.

Dans les deux cas, les moments forts de votre évènement doivent apparaître dès les premières lignes de votre message et si possible dans l’objet : il peut s’agir de son lieu, de son concept, des intervenants présents, des produits présentés en exclusivité… A vous de cibler, selon le profil de votre contact et de ses centres d’intérêt, ce qui va déclencher chez lui l’envie de participer.

 

2. Sélectionnez les convives avec pertinence
segmentation

Parmi vos listes de contacts, certains d’entre eux suscitent davantage votre intérêt. Vous pouvez recenser les personnes à convaincre en fonction de vos objectifs : un interlocuteur qui a régulièrement fait appel à vos services au cours de l’année, un second qui vient d’arriver en poste et que vous souhaitez rencontrer dans un cadre propice aux échanges…  Selon votre activité, il peut s’agir des consommateurs les plus fidèles, par exemple, ou des plus réactifs. Cabestan peut vous aider à mettre en place des scores d’intention d’achat et à segmenter finement votre cible afin de sélectionner les profils les plus pertinents. N’hésitez pas à indiquer pourquoi ils ont été choisis en particulier pour recevoir cette invitation, cela ne fera que mettre en lumière l’intérêt de leur participation.

 

3. Personnalisez votre email d’invitation

personnalisation_cabestanPour rendre votre invitation davantage attractive, personnalisez-la. Le nom et le prénom de l’invité doivent être clairement spécifiés dès les premières lignes du message. Le ton donné au texte peut même être amical, avec une formule du type « cher ou chère X ». Vous pouvez ajouter une ligne en fin de texte pour préciser à votre destinataire qu’il peut transférer cette invitation à une autre personne, peut-être plus habilitée ou susceptible de répondre favorablement.

 

4. Jouez la carte de l’assistant personnel avec un contenu pertinent

assistant_perso_cabestanD’un seul coup d’œil, votre destinataire doit pouvoir accéder à l’ensemble des informations nécessaires à sa prise de décision. Indiquez la date et l’heure clairement indiquées, ainsi que le lieu de l’évènement, avec un plan si nécessaire, les parkings alentours, les transports en commun à proximité et le prix. Les modalités de réponse doivent aussi être parfaitement visibles. Deux options s’offrent à vous, soit permettre aux lecteurs de cliquer sur « répondre » directement, soit proposer un bouton de réponse dans le corps du message qui va les renvoyer vers un formulaire spécifique. Dernier point pratique, une fois que votre invité a répondu favorablement, vous pouvez lui proposer d’enregistrer l’évènement directement dans son agenda. Pour cela, proposez un bouton « Ajouter à mon agenda » avec lien vers un fichier au format iCalendar (.ics).

 

5. Scénarisez vos communications

Une fois vos invitations envoyées, plusieurs scénarii sont envisageables, avec des approches différenciées selon que vos contacts aient répondu favorablement ou non. Lorsqu’un invité valide sa participation, adressez-lui un email de confirmation, en rappelant les informations importantes. Quelques jours avant l’évènement, relancez les personnes qui ne vous ont pas encore répondu, avec une accroche spécifique personnalisée, comme par exemple « Marie, pas encore inscrite ? ». A l’approche du rendez-vous, adressez une dernière confirmation aux participants avec le détail des informations pratiques pour rappel. Le jour J, vous pouvez envoyer un SMS enrichi d’un lien de géolocalisation pour aider vos participants à trouver simplement le lieu de l’évènement.

 

Proposez à J-1 un SMS enrichi avec la géolocalisation de votre évènement

Proposez le jour J un SMS enrichi avec la géolocalisation de votre évènement

6. Soignez la phase post-évènement

L’évènement a eu lieu et vous avez créé une relation plus riche avec vos contacts. Profitez de cet instant privilégié pour renforcer ce lien qui se créer entre eux et votre marque. Vous pouvez évaluer votre travail grâce à des enquêtes de satisfaction adressées aux participants à l’aide de SMS enrichis par exemple. Il est également important de remercier les participants de leur présence et pourquoi pas de leur envoyer le lien vers une vidéo ou des documents présentés lors de l’évènement. C’est aussi l’occasion de leur annoncer les projets prévus dans les mois à venir. Et de commencer à envisager un nouveau scénario !

 

Découvrez les 6 points clés pour des invitations email irrésistibles en infographie !

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